命名

　　在會議前期准備工作中，會場的挑選是必不可少的台北辦公室出租工作，那籌劃者就在想了：會議選址至少應該顧及什麼?怎麼選?

　　一般籌劃者在從事會議規劃時，都以"方便"--主席的方便以及與會者的方便，作為會議選址的依據。這樣做並不妥當，因為"方便"只是會議選址的諸種考慮之一。會議選址至少應顧及下列七個要素：

　　(1)會場必須有空檔且可供使用。

　　(2)會場必須夠大以便容納與會者及視聽器材。有人認為平均每一位與會者若能擁有1、5米2的空間，才算理想。

　　(3)必須擁有包括桌椅在內的適當家具。會議時間愈長，所使用的桌椅愈應令與會者感到舒服。不過，卻不應該令與會者舒服到無心開會的地步。

　　(4)必須擁有充足的照明及通風設備。

　　(5)必須能免於聲音、電話、訪客等干擾，以台北商務中心防與會者分心。

　　(6)必須令主席及與會者大致方便。

　　(7)成本必須在預算範圍之內。

　　在上面七個要素之中，前四個可視為任何會議地點的必備條件，缺一不可，但後三個要素則往往因相互衝突而無法同時具備。例如：為節省開支及令與會者大致方便，籌劃者將會議地點定在與會者辦公室的附近。但是，由於會議地點太接近辦公室，就會在會議進行中常有電話或訪客的干擾。此外，與會者也常在會議進行中伺機進出會場。反過來說，倘若為了令台北會議室出租與會者專心開會，籌劃者就將會議地點改在遠離與會者辦公的地方。但是會議地點遙遠，不但令與會者感到不便，而且也令會議成本因而提高。